Wytyczne dla organizatorów zawodów jeździeckich


Poniższe wytyczne zostały zatwierdzone przez zarząd Polskiego Związku Jeździeckiego w dniu 2 sierpnia 2005 roku i są aneksem do umowy o organizację zawodów. Punkty zaznaczone wytłuszczonym drukiem muszą być przez organizatorów bezwzględnie spełnione. Spełnienie pozostałych jest gorąco zalecane.

 

Podejmując się organizacji zawodów w którejkolwiek z dyscyplin jeździeckich, organizatorzy mają obowiązek:

 

SPRAWY OGÓLNE:

1. Złożyć w biurze Polskiego Związku Jeździeckiego ofertę na organizację zawodów, w roku następnym i wskazać podmiot posiadający osobowość prawną, który będzie oficjalnym organizatorem zawodów.

2. Podpisać z PZJ odpowiednią umowę na organizację zawodów, a także ustalić zakres współpracy PZJ przy organizacji zawodów, jeżeli będzie to miało miejsce.

3. Jeżeli zawody są planowane jako impreza masowa, to należy powiadomić o organizacji zawodów odpowiednie służby i urzędy:

  • Urząd gminy;

  • Policję;

  • Powiatowego lekarza weterynarii;

  • Straż pożarną;

  • Sanepid.

4. Włączyć do współpracy przy organizacji zawodów władze samorządowe.

5. Zaproponować skład osób oficjalnych z właściwymi uprawnieniemi i uzyskać akceptację kolegium sędziów /FEI/.

6. Opracować i rozesłać w określonym terminie właściwie zatwierdzone propozycje zawodów zgodne z przepisami ogólnymi i regulaminem dyscypliny.  Propozycje muszą określać wysokość puli nagród z podziałem na wszystkie płatne konkursy i przynajmniej pierwszych 5 miejsc w konkursach.

7. Wysłać propozycje zawodów do zapraszanych klubów lub federacji.

8. Wysłać zaproszenia z załączonymi propozycjami do następujących osób oficjalnych:

  • Sędziego głównego;

  • Delegata technicznego (o ile występuje);

  • Szefa komisarzy;

  • Przewodniczącego komisji odwoławczej.

9. Nawiązać kontakt z zatwierdzonym delegatem technicznym i ustalić terminy jego wizyt.

10. Zorganizować właściwe rozpropagowanie imprezy poprzez między innymi:

  • plakaty;

  • anonse prasowe oraz w mediach elektronicznych;

  • zaproszenia;

11. Wydać program zawodów zawierający opis imprezy, wyjaśnienie zasad ustalania klasyfikacji i godzinowy rozkład zawodów. Program powinien zawierać listę wybitnych zawodników startujących w zawodach oraz skrócony opis ich kariery sportowej.

12. Zorganizować w możliwie centralnym miejscu terenu biuro zawodów, wyposażone w komputer z dostępem do Internetu, kserokopiarkę i telefon. Biuro zawodów powinno posiadać aktualny zestaw przepisów i regulaminów dyscypliny, w której rozgrywane są zawody oraz przepisy ogólne i weterynaryjne PZJ. Zaleca się, aby obsługa biura zawodów powinna być wyposażona w telefon komórkowy o powszechnie dostępnym numerze.

13. Zapewnić salę do przeprowadzenia zebrania technicznego lub zebrań zwoływanych doraźnie przez sędziego głównego zawodów.

14. Przygotować wstęgi honorowe dla przynajmniej 25% koni startujących w zawodach.

15. Przygotować nagrody /puchary/ z plakietkami dla zdobywców trzech pierwszych miejsc w każdym z rozegranych konkursów.

16. Zapewnić nieodpłatne miejsca zakwaterowania dla osób oficjalnych:

  • sędziów;

  • delegata technicznego;

  • gospodarza toru;

  • komisarzy zawodów;

  • komisji weterynaryjnej;

  • zaproszonych gości specjalnych.

W przypadku zakwaterowania osób oficjalnych poza terenem zawodów należy zapewnić transport do i z terenu zawodów.

17. Zapewnić w czasie trwania konkursów i prób:

  • lekarza weterynarii;

  • lekarza medycyny;

  • podkuwacza.

W czasie całych zawodów musi być zapewniony kontakt w wyżej wymienionymi.

18. Zapewnić w czasie trwania konkursów i prób obecność karetki pogotowia lub wozu ratowniczego z przeszkoloną obsługą.

19. Wykonać imienne identyfikatory dla wszystkich osób oficjalnych i obsługi zawodów oraz identyfikatory funkcyjne dla ekip startujących w zawodach.

20. Przygotować numery identyfikacyjne koni.

21. Zapewnić łączność radiotelefoniczną wszystkim służbom i stanowiskom obsługującym zawody: rozprężalnia, szef ochrony, komisarze zawodów, loża sędziowska, biuro zawodów, itp.

22. Zapewnić mającego doświadczenie w jeździectwie prezentera (spikera) zawodów.

23. Na zawodach międzynarodowych zapewnić profesjonalnego tłumacza języków oficjalnych FEI (angielski, francuski).

24. Otoczyć szczególną opieką przedstawicieli sponsorów Polskiego Związku Jeździeckiego i sponsorów dyscypliny, w której rozgrywane są zawody.

25. Zorganizować program dodatkowy (imprezy towarzyszące) dla publiczności.

26. Zaangażować obsługę komputerową gwarantującą wykonanie wyników zawodów, zgodnych z przepisami, zawierającymi informacje o pochodzenia koni.

TEREN ZAWODÓW:

27. Przygotować parkingi dla koniowozów i samochodów osobowych zawodników i publiczności.

28. Zapewnić możliwość podłączenia koniowzów do sieci elektrycznej.

29. Przygotować na terenie zawodów punkt wydawania żywności dla osób oficjalnych lub zapewnić dowożony catering. Należy zapewnić obsługę gastronomiczną osób oficjalnych w trakcie wykonywania długotrwałych czynności.

30. Zapewnić ogólnodostępny punkt wydawania (sprzedawania) artykułów żywnościowych dla zawodników.

31. Zorganizować możliwie liczne punkty gastronomiczne dla publiczności.

32. Ustalić i ogłosić godziny ciszy nocnej.

33. Zapewnić na terenie zawodów odpowiednią liczbę toalet stałych lub przenośnych i nadzorować ich sprzątanie.

34. Podczas zawodów wielodniowych należy zapewnić zawodnikom i luzakom możliwość korzystania z kabiny natryskowej do kąpieli.

STAJNIE:

35. Przygotować stajnie dla koni zawodników co najmniej na dwa dni przez terminem zawodów. Boksy powinny mieć powierzchnię nie mniejszą niż 9 m2.

36. Wyznaczyć oddzielony boks przeznaczony do badań antydopingowych koni.

37. Przygotować przynajmniej dwa rodzaje ściółki dla koni: słomę i trociny.

38. Przygotować źródło wody do pojenia koni.

39. Przygotować stanowisko do mycia koni z bieżącą wodą.

40. Zapewnić warunki aby do stajni miały dostęp jedynie osoby uprawnione.

TOR KONKURSOWY:

41. Przygotować - w zależności od rodzaju zawodów - tor (trasę przejazdu, czworobok, arenę konkursową) otwarty lub halę W każdym przypadku podłoże powinno być odpowiednio elastyczne, o właściwej przyczepności i stopniu wilgotności. Organizator musi dysponować sprzętem do konserwacji powierzchni konkursowej, zwłaszcza wyrównywania, ubijania i zraszania podłoża.

42. Przygotować rozprężalnię (plac treningowy) o podłożu identycznym, o ile to możliwe, jak na torze konkursowym.

43. Ustalić i ogłosić godziny otwarcia rozprężalni i placów treningowych.

44. Przygotować spełniające wymagane normy warunki techniczne zawodów /czworoboki, przeszkody/. Zapewnić pojazdy specjalistyczne lub przyczepy do transportu sprzętu np. przeszkód.

45. Zaangażować asystentów gospodarza toru oraz zapewnić obsługę toru w liczbie podanej przez delegata technicznego.

46. Przygotować trybuny dla:

  • Publiczności;

  • Sponsorów i zaproszonych gości;

  • Zawodników i trenerów.

47. Zapewnić staranne nagłośnienie terenu zawodów. Należy sprawdzić jakość nagłośnienia wszędzie tam, gdzie zwykle znajdują się zawodnicy (rozprężalnie, punkty gastronomiczne, stajnie itp.)

48. Zaleca się zainstalowanie oświetlenia areny konkursowej.

49. Powiesić tablice informacyjne przy stajniach, na rozprężalni i przy wjazdach na tor konkursowy. Tablice muszą być chronione przed niesprzyjającymi warunkami pogodowymi. Ustalić, która z tablic jest tablicą główną.

50. Loża sędziowska powinna być ustawiona w miejscu zapewniającym nienaganną widoczność toru konkursowego. Musi zapewniać sędziom i obsłudze komputerowej zawodów dostatecznie dużo miejsca, aby wykonując swoje obowiązki nie przeszkadzali sobie nawzajem. Obsługa nagłośnienia powinna znajdować się w oddzielnym pomieszczeniu.

51. W zawodach próbami terenowymi /krosami/ należy zapewnić środek transportu dla kontuzjowanych koni.

52. Zapewnić profesjonalny sprzęt do elektronicznego pomiaru czasu wszędzie tam, gdzie jest to niezbędne i wynika z rodzaju konkursów.

53. Zapewnić tablice do wyświetlania zmierzonego czasu oraz /w miarę możliwości/ nazwiska zawodnika i imienia konia.

54. Oznakować teren zawodów ze szczególnym uwzględnieniem terenu z bezwzględnym zakazem wstępu publiczności.

55. Zapewnić całodobową ochronę terenu zawodów łącznie z parkingami i stajniami.

SPRAWY WETERYNARYJNE:

56. Przygotować miejsce do przeprowadzenia przeglądu koni z zadaszeniem (namiot) dla komisji. Podłoże powinno być twarde, poziome, o dobrej przyczepności.

57. Przygotować holding boks dla koni, co do których są wątpliwości w jednoznacznej ocenie ich stanu zdrowia.

58. Przygotować parawan w razie nieszczęśliwego wypadku konia.